Документация гаражных кооперативов: делопроизводство на разных стадиях деятельности объединений

Проблема с парковочными местами стоит крайне остро в населенных пунктах, а особенно в крупных городах. Гаражно-строительные кооперативы являются  одним из наиболее действенных способов объединения людей, желающих иметь законное место для хранения и обслуживания личного автотранспорта.

В нашей статье дается обзор, как осуществляется создание гаражного кооператива: документы, необходимые для организации предприятия и его деятельности, этапы оформления.

Организация объединения

Процесс регистрации предприятия — не самый простой. Для начала необходимо организовать инициативную группу, которая будет представлять интересы автолюбителей, и заниматься вопросами создания кооператива.

Полезными станут организаторские качества людей, знание правовых и экономических аспектов. Деятельность ГСК регулируется Гражданским кодексом РФ.

Больше информации можно почерпнуть из видео в этой статье.

Принятие Устава

Разрабатывается Устав объединения. В соответствии с кодексом (ст. 123) в нем должны содержаться следующие данные:

• наименование;
• местонахождения предприятия;
• предмет и цели деятельности;
• размеры и условия внесения членами кооператива паевых взносов;
• ответственность за нарушение этих условий, определение других источников поступления денежных средств;
• состав и компетенция органов ГСК;
• порядок принятия решений;
• порядок покрытия членами ГСК понесенных организацией убытков;
• определяется долевая собственность в гаражных кооперативах.

Проводится собрание членов гаражного кооператива, на котором принимается решение об утверждении Устава, фиксируемое в протоколе (на фото).

Регистрация ГСК

Собранный пакет учредительных документов, состоящий из:

• Устава кооператива (2 экземпляра),
• протокола решения общего собрания членов объединения об открытии предприятия,
• заявления на открытие (заверенное у нотариуса),
• квитанции, подтверждающей оплату пошлины — подается в налоговую инспекцию, расположенную по местонахождению кооператива. В ней проводится регистрация объединения и постановка на налоговый учет.

В установленный законом срок производится регистрация объединения, и выдается свидетельство.

Открывается расчетный счет организации и личные счета ее членов для внесения паевых и других видов взносов.

Оформление договора аренды на землю

Оформляется арендный договор на участок земли, на котором будет располагаться ГСК. Для этого следует обратиться в ведомство, занимающееся вопросами землепользования и градостроительства.

После оформления кадастрового паспорта объекта заключается договор аренды. Паспорт и договор подлежат обязательной регистрации.

Важно! Процедура оформления гаражно-строительными кооперативами прав на бессрочное пользование участками земли определяется в соответствии с Земельным кодексом РФ (ст. 36), письмом Минэкономразвития РФ № Д23-757 от 10.03.2010.

Заключение договора с застройщиком

Выбирается лицензированная компания, которая будет осуществлять застройку. Составляется типовой проект гаражного кооператива.

• С застройщиком и с компанией, занимающейся прокладкой инженерных коммуникаций, заключаются контракты, где определяется предмет договора, его цена, условия взаимоотношений.
• После сдачи объекта в эксплуатацию, о чем свидетельствует подписанный акт госкомиссии о вводе ГСК в эксплуатацию, председатель кооператива подает заявление в БТИ с просьбой поставить гаражный комплекс на технический учет.
• После этого выдается технический паспорт объекта, где указываются площадь застройки, размеры боксов, расстояние между гаражами и т.д.

Документооборот при деятельности организации

Деятельность гаражного кооператива должна сопровождаться ведением грамотного документооборота.

Оформление членства в организации

Желающие вступить в ГСК должны написать заявление,  после чего оно рассматривается на общем собрании членов организации. В случае положительного решения новый участник должен заключить договор с кооперативом, в котором расписаны характеристики гаражного бокса и условия членства в объединении, получить членскую книжку, где указаны его данные, место и параметры объекта (длина, ширина и высота гаража в кооперативе).

Важным моментом является оформление гаражей в собственность. После полной выплаты паевого взноса можно подать документы в регистрационную службу, в том числе: паспорт, кадастровую документацию, заявление, квитанцию об оплате пошлины, справку из кооператива.

После этого оформляется свидетельство о собственности.

Член ГСК имеет право оформить договор переуступки прав в гаражном кооперативе, дарения, купли-продажи и т.д.

При выходе члена из кооператива также проводится документальное оформление.

Документы руководящих и исполнительных органов кооператива

В процессе деятельности все решения, принимаемые на собраниях ГСК, должны быть запротоколированы.

К ним относятся:

• протокол решения о создании ГСК;
• решения о назначении руководства объединения;
• протоколы об избрании состава ревизионных органов;
• протоколы о принятии решений по направлениям деятельности кооператива;
• иные решения, предусмотренные Уставом.

Трудовая документация

Трудовые взаимоотношения со всеми принятыми в штат лицами должны быть оформлены в соответствии с законодательством.

К трудовым документам относятся:

• штатные расписания;
• приказы об утверждении штатных расписаний;
• приказы по сотрудникам и отпускам;
• заявления о принятии на работу;
• трудовые договоры (также может применяться должностная инструкция);
• личные карточки сотрудников и др.;

Гражданско-правовая документация

К ней относятся:

• контракты со сторонними организациями;
• акты выполненных работ;
• счета-фактуры и др.;

Бухгалтерская и налоговая документация

Деятельность гаражного кооператива невозможна без ведения бухгалтерии. Специалист, отвечающий за бухгалтерский учет, может быть в штате объединения или наниматься со стороны. С необходимой по законодательству периодичностью должны сдаваться отчеты в налоговые и иные органы.

Документы, которые должны быть в бухгалтерии ГСК:

• первичные документы, подтверждающие расходную и доходную стороны деятельности кооператива (расчетно-платежные ведомости, сметы, накладные, счета-фактуры, отчеты ревизионной комиссии и т.д.);
• бухгалтерские балансы;
• отчетность в налоговые и другие органы;
• акты проведенных проверок.

Ликвидация предприятия

Ликвидация гаражного кооператива возможна по решению суда или общего собрания его участников.

• Создается ликвидационная комиссия и составляется промежуточный баланс, определяющий объем активов, которые можно использовать для погашения задолженности перед кредиторами (если после проведения взаиморасчетов на балансе объединения остались финансы или материальные ценности, они подлежат разделу между пайщиками пропорционально их долям).
• Информация о ликвидации должна быть опубликована в «Вестнике государственной регистрации».
• В регистрирующий орган подается заявление о ликвидации, решение собрания, ликвидационный баланс и решение об его утверждении, копия публикации, квитанция об оплате пошлины.

Важно! Если своими руками провести процедуру закрытия объединения затруднительно, можно обратиться за услугами специализированных фирм.

В статье были приведены документы создания гаражного кооператива, а также необходимый документооборот во время функционирования объединения. К организации правильного его ведения следует относиться с большой ответственностью, так как от этого во многом зависит деятельность любой организации.